Kasir

Kisah nyata, Satu hari saya belanja bulanan ke Supermarket, saya beli odol merk P 10 buah, 3 yang besar 7 yang kecil.
Kasir ambil 1 odol yang besar, scan kemudian ketik angka 10. Saya terima struk 10 odol besar, padahal barang yang saya terima 3 odol besar 7 odol kecil. Karena hal ini stok supermarket menjadi tidak akurat.
Dalam hal ini apa yang salah? Kasirnya atau sistemnya ?
Kebanyakan dari kita berkata kasirnya yang salah, Software sebagus apapun jika manusianya tidak teliti tetap saja.
Apakah Bapak/Ibu setuju dengan hal ini ?
Silahkan memberikan komen.

Dan tunggu post lanjutan mengenai kasus ini.

Mengapa stokopname sampling sulit dilakukan ?

Karena sampling sering kali dilakukan per kode barang, namun 1 kode barang bisa tersebar di beberapa lokasi (dalam 1 gudang). Sulit dilakukan karena transaksi harus dihentikan, walaupun hanya sampling.

Kerugian jika gudang tidak dibenahi : Persediaan barang berlebih

Persediaan barang berlebih, misalnya investasi untuk persediaan sebenarnya cukup Rp 1 M, tapi karena berlebih persediaan barang menjadi Rp 1,5 M. Barang yang berlebih itu bisa jadi rusak karena expired dsb. Berapa kerugian karena hal ini ?

Layout gudang

Jika kita tanya kepada Kepala gudang atau Manager Logistik : "Apakah gudang Bapak/Ibu sudah ada layoutnya ?", apa kira-kira jawab mereka ?
Mereka bilang " .. ada, gudang saya ada layoutnya", tapi kebanyakan yang disebut layout gudang adalah layout berdasarkan barang.
Di gudang, mungkin ditempel-tempel kertas seperti di Supermarket, yang tulisannya nama barang, atau digantung-gantung kertas seperti itu memakai tali jemuran.

Benarkah layout seperti itu ? Apakah layout yang demikian membantu mempermudah pencarian barang ?

Di workshop gudang, saya sering bercanda, saya bilang : "... jika orang gudang pulang ke rumahnya, orang gudang membawa serta juga data layout gudangnya". Layout gudang adalah asset perusahaan, seharusnya tidak ikut dibawa pulang.

Saya pernah datang ke satu Perusahaan Manufaktur dan masuk ke gudangnya, rupanya hari itu adalah hari pertama kepala gudangnya resign.
Personi gudang kewalahan mencari barang, karena layout gudang mereka ikut resign juga, lupa dikembalikan ke Perusahaan.

Masalah berikutnya dengan layout berdasarkan nama barang : bagaimana jika terjadi 1 nama barang ada di beberapa lokasi ?
Sulit bukan ?

Bagaimana mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian

yang menyebabkan data stok tidak akurat?

Mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian personil yang menyebabkan data stok tidak akurat

  • MRP, ERP membutuhkan akurasi data stok minimal 95%.
  • Jadual produksi atau marketing menjadi kacau jika akurasi data rendah.
  • Pelayanan ke pelanggan buruk jika sering terjadi salah kirim barang.
  • FIFO tidak berjalan karena personil tidak disiplin, berapa nilai kerugiannya?
  • Mengapa cara mengatasi hal tersebut selama ini tidak berhasil?

MATERI
  1. Sampaikan masalah Anda : ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian
  2. Ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian dalam gudang.
  3. Kerugian akibat ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian.
  4. Keterbatasan manusia.
  5. Ketidakdisiplinan personil - transaksi.
  6. Ketidaktelitian personil - transaksi.
  7. Cara mengatasi ketidakdisiplinan.
  8. Studi kasus 1 dan 2.
  9. Cara mengatasi ketidaktelitian.
  10. Studi kasus 1 dan 2.

Pernahkah 1 kali saja stokopname benar?

Kami pernah memberikan Workshop Pembenahan gudang di sebuah Perusahaan Manufaktur di Jatiuwung Tanggerang.

Peserta Workshop cukup banyak (+- 50 orang), kemudian saya mengatakan "... saya sudah menangani gudang dari tahun 1986", kemudian saya tanya ke peserta, adakah yang lebih lama dari saya di gudang ?

Ada seorang peserta, Bapak tua, yang mengangkat tangan, beliau bilang "Saya Pak, saya sudah di gudang 30 tahun, setiap bulan melakukan stokopname".
Jadi beliau sudah melakukan stokopname sebanyak : 30 * 12 = 360 kali.

Kemudian saya tanyakan 1 hal kepada beliau : "Pernahkan dari 360 kali stokopname itu, 1 kali saja benar : stokopname = stok komputer ?
Beliau dengan jujur dan tidak memikirkan gengsi berkata "Belum pernah 1 kalipun sama".

Saya juga sering memberikan pertanyaan ke Perusahaan-perusahaan : "Yakinkah akan data hasil stokopname ?"

Hampir semua  mengatakan "Yakin, yakin salah !"
Jika ke-2 pertanyaan di atas saya tanyakan kepada Personil gudang Perusahaan Bapak/Ibu, kira-kira apakah jawabannya ?

Warung Kopi

Satu hari, seperti biasa saya datang ke satu Perusahaan Manufaktur di Bandung dan berbincang-bincang dengan personil gudang komponen.

Kemudian personil gudang berkata : ".. Gudang kita menerapkan sistem Warung kopi".
Lha bagaimana itu, saya baru pernah dengar sistem itu.

Begini Pak, di gudang kita, kalau orang produksi atau maintenance butuh barang, mereka datang ke gudang, langsung teriak "...Bearing 1..", tanpa membawa Bukti Permintaan Barang atau sejenisnya. Barang keluar dulu, nanti sore, baru buat administrasinya.

Perusahaan ini sudah mendapat Sertifikasi ISO 9000!
Makanya saya sering sekali berkata Sertifikasi ISO is just a marketing tool. Jangan bangga dengan itu dalam konteks dengan Administrasi intern.

Setelah masuk keluar gudang di banyak Perusahaan, baik kecil, maupun besar, ternyata banyak yang menerapkan Sistem Warung kopi ini.
Beberapa tahun lalu, saya memberikan Workshop gudang di Perusahaan Manufaktur besar Jepang di Bogor.

Waktu saya sampaikan Sistem Warung kopi, banyak peserta WS yang tertawa, bukan karena mentertawakan orang lain, tapi mentertawakan diri sendiri.

Bagaimana dengan di Perusahaan Bapak/Ibu ?

Postingan Lama

Dinamika Informatika 2017. Diberdayakan oleh Blogger.