Akurasi stok gudang

Jika anda (PPIC, Accounting, Purchasing,QC, Audit)  menjalankan program inquiry stok, untuk melihat saldo stok, kemudian saya berdiri di samping anda, menunjuk angka saldo yang tertera di layar monitor dan bertanya : "angka ini, angka saldo per kapan ?" Bisakah anda menjawabnya ? (Pikir dulu sebelum menjawab)

Berapa banyak personil di gudang Bapak/Ibu ? Berapa banyak kesalahan yang dilakukan personil setiap hari ? Kalau mau ditungguin, dihitung dan dilaporkan ke Management dan Direksi, pasti mereka stress dan turn over personil gudang tinggi. Tidak percaya ? Silahkan dicoba, tapi kalau stress jangan salahkan saya. Di Jepang, jika Kereta Api tabrakan, yang mengundurkan diri Menterinya. Di Gudang, jika ada kesalahan yang dilakukan personil, yang disalahkan personilnya.

Saat ini, hampir semua Perusahaan memiliki lebih dari 1 sumber data stok. Kebanyakan memiliki 3 sumber data stok : stok berdasarkan Software, kartu stok manual, dan fisik yang langsung dilihat oleh mata. Mana yang paling dipercayai benar ? PPIC pertama kali melihat stok di layar monitornya berbeda dengan fisik, langsung complain ke Dept.IT, tapi jika hal ini sering terjadi PPIC akan malas untuk complain. PPIC lebih percaya data Excel buatannya sendiri atau langsung pergi ke gudang untuk menghitung sendiri stok bahan baku/barang jadi. Hampir semua PPIC di banyak Perusahaan melakukan hal ini. Apakah percaya stok yang langsung dilihat mata salah ? Tergantung, jika 1 macam barang hanya ada di 1 lokasi, maka yang dilihat mata bisa kita percayai. Tapi jika 1 macam barang bisa ada di lebih dari 1 lokasi, maka yang dilihat mata di 1 lokasi tentu saja tidak mewakili stok di semua lokasi. Sering kali staf PPIC dan Gudang tidak menyadari hal ini. Jika Bapak/Ibu percaya stok mata,...

Tahukah anda bahwa struktur organisasi gudang akan sangat mempengaruhi akurasi data stok gudang ? Satu hari saya masuk ke gudang Manufaktur Kimia besar di Bandung, sekitar 90% areal Pabrik adalah gudang. Gudang everywhere ! Di gudang saya berbincang dengan Supervisor gudangnya, beliau menyampaikan masalah akurasi di gudang-gudangnya. Di sana, struktur organisasinya sbb : Kabag gudang (Supervisor), di bawahnya ada kepala gudang kemasan, kepala gudang bahan baku bubuk, dsb. Jadi ada banyak kepala gudang, dan masing-masing mengepalai bahan tertentu. Yang dimaksud gudang di sini adalah logical warehouse. Di setiap gudang isinya bisa campur, jadi ada kemasan ada bahan baku bubuk, dsb Karena struktur organisasi demikian, orang gudang bisa masuk bebas berseliweran ke hampir semua gudang. Kemudian saya sampaikan : "Problem akurasi di gudang-gudang Bapak, karena struktur organisasinya tidak tepat". Setelah saya katakan itu, beliau kaget, beliau bilang : "Pantesan...

Saya punya teman, Manager IT di Pabrik plastik besar, sekarang beliau sudah almarhum, sudah senang di atas sana. Beberapa kali saya mengunjungi Perusahaan itu, satu hari saya diajak beliau masuk ke gudang Finished good. Di gudang, mereka menerapkan sistem Fixed location, jadi ada rak-rak yang kosong, karena barang untuk lokasi tsb tidak ada, tapi lorong-lorong banyak yang diisi barang karena lokasi yang diperuntukkan untuk barang tsb sudah penuh. Di gudang itu, kita ngobrol, beliau bilang "dulu saya biasa ikut stokopname kalau akhir bulan, sudah berapa bulan saya tidak pernah mau ikut stokopname lagi". Saya tanya : "Kenapa Pak ?". Beliau bilang "Di sini stokopname seperti ritual, tiap bulan dilakukan, walaupun sudah tahu tidak akan dapat memberikan hasil stokopname yang benar" Beliau bilang "Saya masih punya hati nurani untuk tidak ikut stokopname" Bagaimana stokopname bulanan di gudang Bapak/Ibu ? Apakah kita masih punya hati nurani ...

Saat ini di Indonesia, frekuensi stokopname bermacam-macam. Dari yang lupa kapan terakhir kali stokopname sampai yang stokopname setiap bulan. Perusahan yang baru sanggup stokopname setahun 1 kali, tiap mau libur lebaran punya banyak dalih untuk pembenaran hal ini dari : susahnya jaga cutoff karena transaksi tidak boleh berhenti, sampai banyaknya barang dan luasnya gudang yang akan distokopname. Perusahaan yang 'sudah sanggup' melakukan stokopname tiap bulan banyak yang merasa sudah Oke dengan frekuensi ini, merasa sudah ada di jalan yang benar. Jika Bapak/Ibu bertanya kepada saya apakah cukup stokopname 1 tahun 1 x ? saya akan jawab : tidak cukup. Jika Bapak/Ibu bertanya kepada saya apakah cukup stokopname 1 bulan 1 x ? saya akan jawab : tidak cukup. Lah, bagaimana ini, 1 bulan 1 x pun tidak cukup ? Ya, tidak cukup karena memory kita kapasitasnya kurang dari 1 bulan.

Satu Perusahaan mengalami masalah stock accuracy di gudangnya. Dianggap masalahnya adalah karena pengerjaan masih manual, belum menggunakan Software Komputer. Akhirnya Manajemen dan Direksi memutuskan untuk membeli Software Komputer untuk gudang. Setelah mencari di beberapa Software House, akhirnya dipilihlah satu Software yang cocok dengan keperluan gudang dan budget Perusahaan, yang murah yang bagus. Saat pertama kali ingin menerapkan Software, personil gudang dan akuntansi diminta untuk stokopname dulu, untuk entry sebagai saldo awal. Manajemen dan direksi berasumsi, jika Softwarenya Oke dan saldo awal Oke, maka setelah beberapa banyak transaksi masuk keluar barang, pasti saldo akhirnya Oke juga. Ternyata yang kemudian terjadi tidak seperti yang dibayangkan, saldo akhirnya TIDAK OKE, saldo yang di komputer tidak sama dengan fisik, makin lama selisihnya makin jauuuuh. Manajemen mulai bingung, akhirnya si Software House diundang datang kembali, masalah disampaikan. Pihak...