Akurasi stok gudang

Kisah nyata, satu hari saya belanja bulanan ke Supermarket, saya beli odol merk P 10 buah, 3 yang besar 7 yang kecil. Kasir ambil 1 odol yang besar, scan kemudian ketik angka 10. Saya terima struk 10 odol besar, padahal barang yang saya terima 3 odol besar 7 odol kecil. Karena hal ini stok supermarket menjadi tidak akurat. Dalam hal ini apa yang salah?  Kebanyakan dari kita berkata kasirnya yang salah, Software sebagus apapun jika manusianya tidak teliti tetap saja. Apakah Bapak/Ibu setuju dengan hal ini ? Silahkan memberikan komen.

Seringkali problem yang cukup besar di gudang adalah masalah mencari barang. Jika kita tidak mengetahui barang ada di mana saja tesebarnya, maka kita dapat salah memperkirakan jumlah stok yang ada (Baca : Percaya stok mata ?). Tanpa WMS Software, masalah mencari barang jadi  berkaitan dengan disiplin personil gudang. Jika personil gudangnya malas dan dia tahu barang ada di ujung gudang atau harus memindahkan palet cukup banyak, maka dia akan bilang : "Stok tidak ada". Hal ini akan mengakibatkan : pembelian bahan baku mendadak, produksi mendadak atau lembur, dan barang yang tidak diambil itu dapat menjadi rusak (expired untuk food/farmasi). Dengan WMS Software, kita akan tahu di mana saja barang diletakkan sekaligus 'memaksa' personil gudang untuk mengambil barang sesuai Picking rule yang telah disepakati Manajemen (misalnya : FIFO, dsb).

Suatu hari saya masuk ke dalam Gudang, membawa barcode scanner cordless. Saya berkata kepada personil gudang (checker yang memeriksa barang jadi dari produksi) :  "Kita akan segera menggunakan scanner ini untuk memeriksa barang yang masuk dari produksi". Checker gudang tsb, langsung menjawab "waahh jadi lama meriksanya". Di gudang tsb, satuan barang adalah dus, dan ditumpuk di atas palet. Karena keterbatasan tempat, setiap palet isinya campur. Langsung saya jawab : "Baik, bagaimana kalau kita adu cepat dan akuratnya pemeriksaan barang, saya menggunakan scanner dan Ibu secara manual seperti biasa ?". Tantangan diterima, saya yang mulai dulu memeriksa 1 palet dus campur, 1 palet isinya 50 dus, saya scan 1 per 1, waktu total yang dibutuhkan 1-2 menit. Kemudian saya persilahkan seroang personil gudang memeriksa secara manual, namun saya berpesan : "Label tiap dus harus dibaca, karena dusnya campur". Saya hitung waktunya, kurang lebih 15 men...

Dalam rangka membenahi gudang Perusahaan Manufaktur, sering kali kami berhubungan dengan Departemen PPIC. Seperti yang kita ketahui, tanggung jawab utama PPIC adalah : Menentukan jadual produksi dan menghitung kebutuhan bahan baku. Di ruangan PPIC sering saya temukan white board lebar, yang menulis rencana produksi, berapa outstanding, realisasi, dsb. Pada saat PPIC mau turunkan Order Produksi/MO/SPK mereka periksa dulu stok bahan baku di komputer mereka, setelah OK, mereka print out Order produksi, berikan ke Departemen Produksi. Kemudian Dept.Produksi meminta bahan baku ke gudang, begitu sampai gudang ternyata stok bahan baku tidak ada/kurang ! PPIC segera mendapat informasi, dan harus mengubah Rencana Produksi, pending Order Produksi tsb, cari prioritas berikutnya, cek stok bhn baku, print out Order produksi. Tapi hal penyimpangan stok di gudang bahan baku bisa terjadi lagi. PPIC sering kaget dan mencoba menggunakan BOM pengganti, atau harus mengubah prioritas produksi dada...

Saya pernah berkunjung ke sebuah Pabrik Sepatu di Bandung menemui Senior Manager IT. Topik kita tentang Akurasi data gudang. Beliau berkata : "Masalah stok di gudang terjadi karena di tiap lokasi disimpan lebih dari 1 macam barang". Kemudian beliau bertanya bagaimana situasi gudang di perusahaan lain ? Saya menjawab "Semua gudang yang sudah saya masuki persis seperti di gudang Bapak juga".

Jika anda (PPIC, Accounting, Purchasing,QC, Audit)  menjalankan program inquiry stok, untuk melihat saldo stok, kemudian saya berdiri di samping anda, menunjuk angka saldo yang tertera di layar monitor dan bertanya : "angka ini, angka saldo per kapan ?" Bisakah anda menjawabnya ? (Pikir dulu sebelum menjawab)

Berapa banyak personil di gudang Bapak/Ibu ? Berapa banyak kesalahan yang dilakukan personil setiap hari ? Kalau mau ditungguin, dihitung dan dilaporkan ke Management dan Direksi, pasti mereka stress dan turn over personil gudang tinggi. Tidak percaya ? Silahkan dicoba, tapi kalau stress jangan salahkan saya. Di Jepang, jika Kereta Api tabrakan, yang mengundurkan diri Menterinya. Di Gudang, jika ada kesalahan yang dilakukan personil, yang disalahkan personilnya.

Saat ini, hampir semua Perusahaan memiliki lebih dari 1 sumber data stok. Kebanyakan memiliki 3 sumber data stok : stok berdasarkan Software, kartu stok manual, dan fisik yang langsung dilihat oleh mata. Mana yang paling dipercayai benar ? PPIC pertama kali melihat stok di layar monitornya berbeda dengan fisik, langsung complain ke Dept.IT, tapi jika hal ini sering terjadi PPIC akan malas untuk complain. PPIC lebih percaya data Excel buatannya sendiri atau langsung pergi ke gudang untuk menghitung sendiri stok bahan baku/barang jadi. Hampir semua PPIC di banyak Perusahaan melakukan hal ini. Apakah percaya stok yang langsung dilihat mata salah ? Tergantung, jika 1 macam barang hanya ada di 1 lokasi, maka yang dilihat mata bisa kita percayai. Tapi jika 1 macam barang bisa ada di lebih dari 1 lokasi, maka yang dilihat mata di 1 lokasi tentu saja tidak mewakili stok di semua lokasi. Sering kali staf PPIC dan Gudang tidak menyadari hal ini. Jika Bapak/Ibu percaya stok mata,...

Satu Perusahaan mengalami masalah stock accuracy di gudangnya. Dianggap masalahnya adalah karena pengerjaan masih manual, belum menggunakan Software Komputer. Akhirnya Manajemen dan Direksi memutuskan untuk membeli Software Komputer untuk gudang. Setelah mencari di beberapa Software House, akhirnya dipilihlah satu Software yang cocok dengan keperluan gudang dan budget Perusahaan, yang murah yang bagus. Saat pertama kali ingin menerapkan Software, personil gudang dan akuntansi diminta untuk stokopname dulu, untuk entry sebagai saldo awal. Manajemen dan direksi berasumsi, jika Softwarenya Oke dan saldo awal Oke, maka setelah beberapa banyak transaksi masuk keluar barang, pasti saldo akhirnya Oke juga. Ternyata yang kemudian terjadi tidak seperti yang dibayangkan, saldo akhirnya TIDAK OKE, saldo yang di komputer tidak sama dengan fisik, makin lama selisihnya makin jauuuuh. Manajemen mulai bingung, akhirnya si Software House diundang datang kembali, masalah disampaikan. Pihak...

Di Perusahaan itu (Manufaktur Spring bed) barang sangat banyak, sehingga di halaman gudangpun diletakkan barang-barang. Suatu hari, sebelum pulang (sore hari) personil gudang 'lupa' melakukan serah terima barang yang ada di halaman gudang ke Petugas Securicor. Dan apesnya, barang tsb keesokan harinya hilang. Akhirnya personil gudang tsb, dipanggil ke Personalia, untuk diinterogasi, dan akhirnya keluarlah keputusan bahwa personil gudang tsb harus mengganti spring bed yang 'hilang' tsb. Seperti kita tahu harga 1 pcs spring bed sangatlah mahal, apalagi untuk ukuran personil gudang, akhirnya personil gudang tsb menangis. Tapi personil gudang itu masih beruntung, karena beberapa hari kemudian spring bed (dengan nomor barcode serialized) tsb ditemukan. Personil gudang tsb bersyukur, karena di tempat tsb menerapkan Sistem barcode serialized.

Perusahaan anda memiliki stok barang atau gudang ? Anda sudah memiliki software untuk stok atau masih manual ? Anda sudah memiliki Tim IT intern ? Anda sudah memiliki software branded ? Menurut anda problemnya adalah disiplin orangnya ? Jika semua pertanyaan di atas dijawab ya, dan data stok anda masih juga tidak akurat, maka kami memiliki solusinya.