Akurasi stok gudang

Persediaan barang berlebih, misalnya investasi untuk persediaan sebenarnya cukup Rp 1 M, tapi karena berlebih persediaan barang menjadi Rp 1,5 M. Barang yang berlebih itu bisa jadi rusak karena expired dsb. Berapa kerugian karena hal ini ?

Jika kita tanya kepada Kepala gudang atau Manager Logistik : "Apakah gudang Bapak/Ibu sudah ada layoutnya ?", apa kira-kira jawab mereka ? Mereka bilang " .. ada, gudang saya ada layoutnya", tapi kebanyakan yang disebut layout gudang adalah layout berdasarkan barang. Di gudang, mungkin ditempel-tempel kertas seperti di Supermarket, yang tulisannya nama barang, atau digantung-gantung kertas seperti itu memakai tali jemuran. Benarkah layout seperti itu ? Apakah layout yang demikian membantu mempermudah pencarian barang ? Di workshop gudang, saya sering bercanda, saya bilang : "... jika orang gudang pulang ke rumahnya, orang gudang membawa serta juga data layout gudangnya". Layout gudang adalah asset perusahaan, seharusnya tidak ikut dibawa pulang. Saya pernah datang ke satu Perusahaan Manufaktur dan masuk ke gudangnya, rupanya hari itu adalah hari pertama kepala gudangnya resign. Personi gudang kewalahan mencari barang, karena layout gudang mereka ...

yang menyebabkan data stok tidak akurat? Mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian personil yang menyebabkan data stok tidak akurat MRP, ERP membutuhkan akurasi data stok minimal 95%. Jadual produksi atau marketing menjadi kacau jika akurasi data rendah. Pelayanan ke pelanggan buruk jika sering terjadi salah kirim barang. FIFO tidak berjalan karena personil tidak disiplin, berapa nilai kerugiannya? Mengapa cara mengatasi hal tersebut selama ini tidak berhasil? MATERI Sampaikan masalah Anda : ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian Ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian dalam gudang. Kerugian akibat ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian. Keterbatasan manusia. Ketidakdisiplinan personil - transaksi. Ketidaktelitian personil - transaksi. Cara mengatasi ketidakdisiplinan. Studi kasus 1 dan 2. Cara mengatasi ketidaktelitian. Studi kasus 1 dan 2.

Kami pernah memberikan Workshop Pembenahan gudang di sebuah Perusahaan Manufaktur di Jatiuwung Tanggerang. Peserta Workshop cukup banyak (+- 50 orang), kemudian saya mengatakan "... saya sudah menangani gudang dari tahun 1986", kemudian saya tanya ke peserta, adakah yang lebih lama dari saya di gudang ? Ada seorang peserta, Bapak tua, yang mengangkat tangan, beliau bilang "Saya Pak, saya sudah di gudang 30 tahun, setiap bulan melakukan stokopname". Jadi beliau sudah melakukan stokopname sebanyak : 30 * 12 = 360 kali. Kemudian saya tanyakan 1 hal kepada beliau : "Pernahkan dari 360 kali stokopname itu, 1 kali saja benar : stokopname = stok komputer ? Beliau dengan jujur dan tidak memikirkan gengsi berkata "Belum pernah 1 kalipun sama". Saya juga sering memberikan pertanyaan ke Perusahaan-perusahaan : "Yakinkah akan data hasil stokopname ?" Hampir semua  mengatakan "Yakin, yakin salah !" Jika ke-2 pertanyaan di atas saya...

Satu hari, seperti biasa saya datang ke satu Perusahaan Manufaktur di Bandung dan berbincang-bincang dengan personil gudang komponen. Kemudian personil gudang berkata : ".. Gudang kita menerapkan sistem Warung kopi". Lha bagaimana itu, saya baru pernah dengar sistem itu. Begini Pak, di gudang kita, kalau orang produksi atau maintenance butuh barang, mereka datang ke gudang, langsung teriak "...Bearing 1..", tanpa membawa Bukti Permintaan Barang atau sejenisnya. Barang keluar dulu, nanti sore, baru buat administrasinya. Perusahaan ini sudah mendapat Sertifikasi ISO 9000! Makanya saya sering sekali berkata Sertifikasi ISO is just a marketing tool. Jangan bangga dengan itu dalam konteks dengan Administrasi intern. Setelah masuk keluar gudang di banyak Perusahaan, baik kecil, maupun besar, ternyata banyak yang menerapkan Sistem Warung kopi ini. Beberapa tahun lalu, saya memberikan Workshop gudang di Perusahaan Manufaktur besar Jepang di Bogor. ...

Satu hari, saya datang ke Perusahaan Manufaktur spring bed yang menurut saya masuk Top 3. Saya berdiri mengawasi di gudang barang jadi. Spring bed dimuat di truk terbuka, 1 truk terbuka memuat kurang lebih 10 bh spring bed, disusun seperti kue lapis. Personil picker mengambil barang berdasarkan Picking List, menaruhnya di bak truk terbuka. Sebelum truk berangkat, seorang personil gudang (perempuan) memegang Surat Jalan dan menghampiri truk, mencocokkan isi Surat Jalan dan isi truk. Beberapa hari saya amati aktivitas gudangnya, ternyata tampak bahwa hampir setiap hari terjadi selisih antara Surat Jalan dan fisik spring bed yang dikirim. Dengan Software WMS, saya bisa tahu di truk mana terjadi salah fisik - SJ, sebelum truk sampai ke customer. Bayangkan 1 truk memuat 10 spring bed, hampir tiap hari terjadi kesalahan SJ - fisik barang. Berbekal kejadian di atas, hampir di setiap WS gudang saya selalu bertanya kepada peserta WS : ".. barang jadi Bapak/Ibu lebi...

Seringkali problem yang cukup besar di gudang adalah masalah mencari barang. Jika kita tidak mengetahui barang ada di mana saja tesebarnya, maka kita dapat salah memperkirakan jumlah stok yang ada (Baca : Percaya stok mata ?). Tanpa WMS Software, masalah mencari barang jadi  berkaitan dengan disiplin personil gudang. Jika personil gudangnya malas dan dia tahu barang ada di ujung gudang atau harus memindahkan palet cukup banyak, maka dia akan bilang : "Stok tidak ada". Hal ini akan mengakibatkan : pembelian bahan baku mendadak, produksi mendadak atau lembur, dan barang yang tidak diambil itu dapat menjadi rusak (expired untuk food/farmasi). Dengan WMS Software, kita akan tahu di mana saja barang diletakkan sekaligus 'memaksa' personil gudang untuk mengambil barang sesuai Picking rule yang telah disepakati Manajemen (misalnya : FIFO, dsb).