Akurasi stok gudang

Satu hari saya masuk ke Perusahaan Manufaktur, katakan Perusahaan A.  Di  Departemen Logistik saya melihat Deskripsi kerja seorang stafnya. Pada Deskripsi kerjanya saya lihat salah satu tugas rutinnya adalah Stokpname sampling 10 kode barang per hari di gudangnya. Sekilas stokopname sampling 10 kode barang per hari tampak mudah. Bagaimana menurut Anda?    Kemudian saya tanya ke Staf Logistik tersebut apakah stokopname sampling ini berjalan, sudah tidak jalan katanya. Mengapa? Saya akan jelaskan jawabnya.   Penyimpanan satu kode barang di gudang Perusahaan A ternyata tersebar di beberapa lokasi dalam satu gudang. Jadi misalnya 10 kode barang yang akan distokopname sampling adalah kode barang : A, B, C, D, E, F, G, H, I, J. Saat Staf Logistik masuk ke gudang untuk melakukan stokopname sampling kode barang pertama yang akan distokopname adalah kode barang A, Staf Logistik akan pergi ke lokasi kode barang A biasa disimpan, katakan stoknya ada 10 pcs, maka akan dicat...

Software CMMS umumnya terdiri dari 2 modul utama : Preventive Management dan MRO (Maintenance Repair Overhaul). Preventive Management Preventive Maintenance adalah sistem penjadwalan pengecekan dan perbaikan mesin yang dilakukan secara periodik, yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kerusakan yang parah sehingga dapat menggangu aktivitas produksi. Melalui pemanfaatan prosedur Preventive Maintenance yang baik, di mana terjadi koordinasi yang baik antara orang-orang produksi dan maintenance maka : 1 . Kerugian waktu produksi dapat diperkecil. 2. Biaya perbaikan yang mahal dapat dikurangi atau dihindari. 3. Kondisi mesin akan lebih terkontrol. MRO Maintenance, Repair, Overhaul adalah modul untuk mencatat semua kerusakan mesin yang telah terjadi dan langkah perbaikannya. Bermanfaat untuk analisa: Total waktu kerusakan mesin. Sparepart yang digunakan untuk perbaikan. Big Trouble (Dashboard). PIC Maintenance yang memperbaiki kerusakan. Waktu yang dib...

Apa yang dapat diefisiensikan di gudang ? Zero admin : Berapa banyak Rp yang dapat disave? Mengurangi isi gudang yang berlebih. Mengapa isi gudang bisa berlebih ?  Karena 1 barang tersebar di banyak lokasi dan personil gudang dan procurement tidak mengetahui ini. Bagaimana kita tahu bahwa barang itu tersebar ? Barang deadstock dan slow moving.  Bagaimana mengetahui hal ini ? Berdasarkan umur barang 'nginap' di gudang. Lakukan 'cuci gudang'. Bagaimana kita tahu umur barang ? Kecepatan tiap personil gudang. Bagaimana mengetahui hal ini? Monitoring waktu yang dibutuhkan untuk suatu proses, misal : picking, putaway, dsb. Jam efektif kerja tiap personil dapat dipantau. Misal : si A hari ini bekerja 5 jam, si B 4 jam, dsb. $$ Jumlah pengiriman dapat bertambah dengan jumlah personil yang sama. Bagaimana kita bisa monitoring hal ini? Apa yang dapat diefisiensikan di produksi ? Zero Admin : Berapa banyak Rp yang dapat disave? Monitoring pengambilan bahan bak...

Banyak Perusahaan memerlukan Software WMS karena ingin : Data stok gudang lebih akurat. Operasional lebih cepat. Gudang jadi transparan. dll Software WMS dari luar negeri umumnya di atas USD 100,000 Masalah muncul setelah implementasi, yang paling kentara saat picking barang, biasa picker picking berdasarkan kertas, sekarang harus menggunakan mobile barcode scanner. Celakanya saat picking, banyak waktu tambahan yang diperlukan (yang biasanya tidak perlu) : Scan barcode lokasi. Scan barcode kode barang. Input Qty. Scan serial number, jika ingin FIFO/FEFO dan ingin mencegah scan barcode 2x/lebih. Setelah beberapa bulan go live WMS baru sadar ternyata operasional di gudang menjadi lebih lambat setelah implementasi WMS. Apakah WMS tetap harus dijalankan ? Harus, karena sudah membayar mahal (di atas USD 100,000). Banyak Perusahaan di Indonesia mengalami hal ini : Terpaksa menjalankan karena sudah beli. Kami memiliki Software WMS yang berbeda de...

Paling sedikit ada 3 tipe barcode yang dapat kita gunakan di gudang/produksi. Tipe 1 : Barcode Supermarket Di Indonesia menggunakan simbologi EAN-13. Barang yang sama menggunakan barcode yang sama. Contoh :  Ada 2 bungkus Supermie kari ayam, maka keduanya memiliki barcode yang sama. Barcode ini dibuat sebenarnya bukan untuk intern Perusahaan tapi untuk Customer. Hampir semua Tim IT hanya mengerti tipe barcode ini, karena ini yang kerap ditemui di retail/Supermarket. Pada banyak kasus, menurut saya pilihan ini keliru. Tipe 2 : Barcode Batch Kemasan/Dus dengan batch sama akan memiliki barcode yang sama. Tipe 3 : Barcode Serial Tiap Dus/palet pasti memiliki barcode yang berbeda, walaupun barangnya sama. Akurasi yang paling tinggi adalah barcode tipe 3 karena tidak bisa discan 2x atau lebih. Operasional di gudang paling cepat adalah tipe 3 karena, hampir di semua transaksi tidak perlu scan barcode lokasi (kecuali put away). Traceability paling tinggi adalah tipe...

Satu hari, saya ikut meeting Manager dan Direksi di suatu Perusahaan besar. Saat meeting, Manager GA HRD, berkata seperti ini : "Tiap bulan, Tim Logistik dan Akuntansi melakukan stokopname. Beranikah menanda tangani Surat Pernyataan yang menyatakan bahwa data stokopname bulan ini itu akurat? " Yang pertama ditanya adalah Manager Akuntansi, Beliau keberatan untuk tanda tangan, dan berkata "Tiap bulan stokopname Tim Saya hanya mendampingi Tim Gudang melakukan stokopname." Kemudian Manager Logistik diberi pertanyaan yang sama, ternyata Beliau juga keberatan untuk tanda tangan, Beliau berkata "Tiap bulan stokopname itu kan atas permintaan Akuntansi, hajatnya Akuntansi" 2 Departemen melakukan kegiatan bersama, Stokopname, ke-2nya menanda tangani Laporan Hasil Stokopname, tapi tidak ada yang berani menanda tangani Surat Pernyataan, Pertanyaan berikutnya : Sebenarnya siapa yang bertanggung jawab atas kebenaran data hasil stokopname ? Jika kebenaran ...

Di hampir semua Perusahaan tiap bulan dilakukan stokopname. Stokopname seperti ritual yang mesti dilakukan, supaya Accounting dan Gudang secara moral rasanya 'nyaman' dan bertanggung jawab. Pertanyaannya : Apakah Kepala Gudang tahu jika barang di gudangnya hilang 1,2,3,.. dus? Beberapa tahun lalu di Harian Pikiran Rakyat, di Bandung, muncul berita di halaman 1: " Perusahaan X, manufaktur sepatu, kehilangan beberapa ribu pasang sepatu... " Mungkinkah sepatu di Perusahaan X itu hilang, jika tidak terjadi perampokan besar? Bisa saja terjadi. Yang terjadi bukan perampokan besar, tapi 'perampokan kecil' yang terjadi setiap hari, sehingga akumulasinya menjadi ribuan pasang sepatu. Hal serupa juga bisa terjadi di Perusahaan Bapak/Ibu. Pertanyaan yang mesti ditanyakan ke Kepala Gudang adalah : Apakah kamu tahu jika barang di gudang hilang 1,2,3,.. dus? Dimulai dari angka 1, biasanya Kepala Gudang yang jujur akan menjawab tidak tahu, dilanjut ke angk...

Kisah nyata, satu hari saya belanja bulanan ke Supermarket, saya beli odol merk P 10 buah, 3 yang besar 7 yang kecil. Kasir ambil 1 odol yang besar, scan kemudian ketik angka 10. Saya terima struk 10 odol besar, padahal barang yang saya terima 3 odol besar 7 odol kecil. Karena hal ini stok supermarket menjadi tidak akurat. Dalam hal ini apa yang salah?  Kebanyakan dari kita berkata kasirnya yang salah, Software sebagus apapun jika manusianya tidak teliti tetap saja. Apakah Bapak/Ibu setuju dengan hal ini ? Silahkan memberikan komen.

Karena sampling sering kali dilakukan per kode barang, namun 1 kode barang bisa tersebar di beberapa lokasi (dalam 1 gudang). Sulit dilakukan karena transaksi harus dihentikan, walaupun hanya sampling.

Persediaan barang berlebih, misalnya investasi untuk persediaan sebenarnya cukup Rp 1 M, tapi karena berlebih persediaan barang menjadi Rp 1,5 M. Barang yang berlebih itu bisa jadi rusak karena expired dsb. Berapa kerugian karena hal ini ?

Jika kita tanya kepada Kepala gudang atau Manager Logistik : "Apakah gudang Bapak/Ibu sudah ada layoutnya ?", apa kira-kira jawab mereka ? Mereka bilang " .. ada, gudang saya ada layoutnya", tapi kebanyakan yang disebut layout gudang adalah layout berdasarkan barang. Di gudang, mungkin ditempel-tempel kertas seperti di Supermarket, yang tulisannya nama barang, atau digantung-gantung kertas seperti itu memakai tali jemuran. Benarkah layout seperti itu ? Apakah layout yang demikian membantu mempermudah pencarian barang ? Di workshop gudang, saya sering bercanda, saya bilang : "... jika orang gudang pulang ke rumahnya, orang gudang membawa serta juga data layout gudangnya". Layout gudang adalah asset perusahaan, seharusnya tidak ikut dibawa pulang. Saya pernah datang ke satu Perusahaan Manufaktur dan masuk ke gudangnya, rupanya hari itu adalah hari pertama kepala gudangnya resign. Personi gudang kewalahan mencari barang, karena layout gudang mereka ...

yang menyebabkan data stok tidak akurat? Mengatasi ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian personil yang menyebabkan data stok tidak akurat MRP, ERP membutuhkan akurasi data stok minimal 95%. Jadual produksi atau marketing menjadi kacau jika akurasi data rendah. Pelayanan ke pelanggan buruk jika sering terjadi salah kirim barang. FIFO tidak berjalan karena personil tidak disiplin, berapa nilai kerugiannya? Mengapa cara mengatasi hal tersebut selama ini tidak berhasil? MATERI Sampaikan masalah Anda : ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian Ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian dalam gudang. Kerugian akibat ketidakdisiplinan dan ketidaktelitian. Keterbatasan manusia. Ketidakdisiplinan personil - transaksi. Ketidaktelitian personil - transaksi. Cara mengatasi ketidakdisiplinan. Studi kasus 1 dan 2. Cara mengatasi ketidaktelitian. Studi kasus 1 dan 2.

Kami pernah memberikan Workshop Pembenahan gudang di sebuah Perusahaan Manufaktur di Jatiuwung Tanggerang. Peserta Workshop cukup banyak (+- 50 orang), kemudian saya mengatakan "... saya sudah menangani gudang dari tahun 1986", kemudian saya tanya ke peserta, adakah yang lebih lama dari saya di gudang ? Ada seorang peserta, Bapak tua, yang mengangkat tangan, beliau bilang "Saya Pak, saya sudah di gudang 30 tahun, setiap bulan melakukan stokopname". Jadi beliau sudah melakukan stokopname sebanyak : 30 * 12 = 360 kali. Kemudian saya tanyakan 1 hal kepada beliau : "Pernahkan dari 360 kali stokopname itu, 1 kali saja benar : stokopname = stok komputer ? Beliau dengan jujur dan tidak memikirkan gengsi berkata "Belum pernah 1 kalipun sama". Saya juga sering memberikan pertanyaan ke Perusahaan-perusahaan : "Yakinkah akan data hasil stokopname ?" Hampir semua  mengatakan "Yakin, yakin salah !" Jika ke-2 pertanyaan di atas saya...

Satu hari, seperti biasa saya datang ke satu Perusahaan Manufaktur di Bandung dan berbincang-bincang dengan personil gudang komponen. Kemudian personil gudang berkata : ".. Gudang kita menerapkan sistem Warung kopi". Lha bagaimana itu, saya baru pernah dengar sistem itu. Begini Pak, di gudang kita, kalau orang produksi atau maintenance butuh barang, mereka datang ke gudang, langsung teriak "...Bearing 1..", tanpa membawa Bukti Permintaan Barang atau sejenisnya. Barang keluar dulu, nanti sore, baru buat administrasinya. Perusahaan ini sudah mendapat Sertifikasi ISO 9000! Makanya saya sering sekali berkata Sertifikasi ISO is just a marketing tool. Jangan bangga dengan itu dalam konteks dengan Administrasi intern. Setelah masuk keluar gudang di banyak Perusahaan, baik kecil, maupun besar, ternyata banyak yang menerapkan Sistem Warung kopi ini. Beberapa tahun lalu, saya memberikan Workshop gudang di Perusahaan Manufaktur besar Jepang di Bogor. ...

Satu hari, saya datang ke Perusahaan Manufaktur spring bed yang menurut saya masuk Top 3. Saya berdiri mengawasi di gudang barang jadi. Spring bed dimuat di truk terbuka, 1 truk terbuka memuat kurang lebih 10 bh spring bed, disusun seperti kue lapis. Personil picker mengambil barang berdasarkan Picking List, menaruhnya di bak truk terbuka. Sebelum truk berangkat, seorang personil gudang (perempuan) memegang Surat Jalan dan menghampiri truk, mencocokkan isi Surat Jalan dan isi truk. Beberapa hari saya amati aktivitas gudangnya, ternyata tampak bahwa hampir setiap hari terjadi selisih antara Surat Jalan dan fisik spring bed yang dikirim. Dengan Software WMS, saya bisa tahu di truk mana terjadi salah fisik - SJ, sebelum truk sampai ke customer. Bayangkan 1 truk memuat 10 spring bed, hampir tiap hari terjadi kesalahan SJ - fisik barang. Berbekal kejadian di atas, hampir di setiap WS gudang saya selalu bertanya kepada peserta WS : ".. barang jadi Bapak/Ibu lebi...

Seringkali problem yang cukup besar di gudang adalah masalah mencari barang. Jika kita tidak mengetahui barang ada di mana saja tesebarnya, maka kita dapat salah memperkirakan jumlah stok yang ada (Baca : Percaya stok mata ?). Tanpa WMS Software, masalah mencari barang jadi  berkaitan dengan disiplin personil gudang. Jika personil gudangnya malas dan dia tahu barang ada di ujung gudang atau harus memindahkan palet cukup banyak, maka dia akan bilang : "Stok tidak ada". Hal ini akan mengakibatkan : pembelian bahan baku mendadak, produksi mendadak atau lembur, dan barang yang tidak diambil itu dapat menjadi rusak (expired untuk food/farmasi). Dengan WMS Software, kita akan tahu di mana saja barang diletakkan sekaligus 'memaksa' personil gudang untuk mengambil barang sesuai Picking rule yang telah disepakati Manajemen (misalnya : FIFO, dsb).

Suatu hari di Perusahaan Manufaktur sedang diadakan meeting rutin manager bersama direksi. Saat sedang membahas masalah gudang, tiba-tiba Manager SDM bertanya : "Beranikah Manager Accounting bertanggung jawab atas hasil stokopname yang dilakukan oleh stafnya setiap bulan bersama dengan personil gudang ?" Manager Accounting di sana pandai dan tidak mau disalahkan, beliau menjawab : "Waktu stokopname sebenarnya kita hanya nemenin personil gudang saja, jadi tidak bisa bertanggung jawab atas hasil stokopnamenya". Bagaimana dengan Manager Accounting di tempat Bapak/Ibu ?

Ada Perusahaan Manufaktur yang akan stokopname pada hari minggu, dan saya diajak mereka untuk bergabung. Di gudang tempat stokopname, yang lumayan besar, sudah dipasang 4 komputer untuk langsung entry hasil stokopname dari form stokopname yang sudah diisi oleh petugas stokopname. Kami mulai sekitar Pk.08 pagi dan selesai Pk.14.00,- (istirahat sih makan dulu). Setelah 'beres' stokopname Pk14.00 saya mengajak Manager Gudangnya untuk menguji hasil stokopname (hasil entry yang sudah diverifikasi) dengan fisik barang. Kami menguji 10 lokasi barang, dan hasilnya 8 dari 10 adalah salah, yang benar cuma 2 lokasi. Kami menguji sekitar 30 menit, melihat hasil itu saya bertanya kepada Manager Gudang :  "Apakah hasil stokopname akan diperbaiki untuk lokasi lainnya ?". Manager Gudang berkoordinasi dengan personil gudang lainnya dan sepakat menjawab : "Biar aja deh, sudah cape nih".

Suatu hari saya masuk ke dalam Gudang, membawa barcode scanner cordless. Saya berkata kepada personil gudang (checker yang memeriksa barang jadi dari produksi) :  "Kita akan segera menggunakan scanner ini untuk memeriksa barang yang masuk dari produksi". Checker gudang tsb, langsung menjawab "waahh jadi lama meriksanya". Di gudang tsb, satuan barang adalah dus, dan ditumpuk di atas palet. Karena keterbatasan tempat, setiap palet isinya campur. Langsung saya jawab : "Baik, bagaimana kalau kita adu cepat dan akuratnya pemeriksaan barang, saya menggunakan scanner dan Ibu secara manual seperti biasa ?". Tantangan diterima, saya yang mulai dulu memeriksa 1 palet dus campur, 1 palet isinya 50 dus, saya scan 1 per 1, waktu total yang dibutuhkan 1-2 menit. Kemudian saya persilahkan seroang personil gudang memeriksa secara manual, namun saya berpesan : "Label tiap dus harus dibaca, karena dusnya campur". Saya hitung waktunya, kurang lebih 15 men...

Dalam rangka membenahi gudang Perusahaan Manufaktur, sering kali kami berhubungan dengan Departemen PPIC. Seperti yang kita ketahui, tanggung jawab utama PPIC adalah : Menentukan jadual produksi dan menghitung kebutuhan bahan baku. Di ruangan PPIC sering saya temukan white board lebar, yang menulis rencana produksi, berapa outstanding, realisasi, dsb. Pada saat PPIC mau turunkan Order Produksi/MO/SPK mereka periksa dulu stok bahan baku di komputer mereka, setelah OK, mereka print out Order produksi, berikan ke Departemen Produksi. Kemudian Dept.Produksi meminta bahan baku ke gudang, begitu sampai gudang ternyata stok bahan baku tidak ada/kurang ! PPIC segera mendapat informasi, dan harus mengubah Rencana Produksi, pending Order Produksi tsb, cari prioritas berikutnya, cek stok bhn baku, print out Order produksi. Tapi hal penyimpangan stok di gudang bahan baku bisa terjadi lagi. PPIC sering kaget dan mencoba menggunakan BOM pengganti, atau harus mengubah prioritas produksi dada...